Tips Mengikuti Mailing List

Saya sempat sedikit kesal membuka milis saya. Masalahnya, saya mendapat email yang buat orang lain . Ternyata si pengirim mengirim email untuk seseorang tapi malah mengirimnya lewat alamat milis. Ya pasti emailnya di baca seluruh anggotra mailing list. Padahal dia bermaksud mengirimnya kepada seseorang.
Lain lagi dengan teman saya, setelah dia mendaftar pada sebuah mailinglist, dia membalas email seseorang anggota lain dengan mengatakan “Hallo, nama saya “R**a”. Kamu tinggal dimana?”.  Sebelumnya saya sempat tertawa, tapi setelah saya liat alamat emailnya ternyata itu teman saya.
Nah, agar kamu tidak malu seperti Rita dan Adhi, di bawah ini beberapa tips mailing list. Ada yang bersifat umum dan khusus.
UMUM

  1. Bacalah mailing list yang kamu ikuti setidaknya satu bulan sebelum kamu mulai berpartisipasi dengan melakukan posting. Ini penting untuk membantu kamu dalam memahami budaya mailing list yang bersangkutan.
  2. Jangan salahkan sistem administrator atas sesuatu yang dilakukan oleh anggota lainnya.
  3. Berhati-hatilah dalam menulis. Ingat, banyak sekali orang yang membaca posting anda. Dan perlu kamu tahu bahwa mailing list seringkali mempunyai arsip (archive), dan kata-kata kamu tulis akan tersimpan dalam waktu yang cukup lama pada tempat yang bisa diakses oleh banyak orang.
  4. Asumsikan bahwa individual menyatakan pendapatnya secara pribadi, dan apa yang mereka sampaikan tidak merepresentasikan organisasi yang mereka ikuti (kecuali disebutkan secara khusus)
  5. Perhatikan baik-baik peraturan khusus yang dimiliki oleh organisasi yang kamu ikuti. Ingatlah bahwa email memakai sumberdaya (resource).
  6. Usahakan agar pesan dan artikel yang kamu tulis singkat dan langsung pada sasarannya (to the point). Jangan mengirim pesan yang hanya menunjukkan kesalahan redaksional seseorang seperti salah ketik atau salah mengeja. Kalau kamu lakukan sudah pasti kamua akan dicap sebagai pemula yang belum dewasa.
  7. Pemalsuan identitas (forgery dan spoofing) merupakan hal yang tidak dapat dibenarkan.
  8. Jika membalas sebuah pesan, pastikan kamu merangkum posting sebelumnya di bagian atas, atau masukkan hanya bagian yang anda perlukan untuk sekedar memberi konteks pada posting kamu. Ini akan membuat para pembaca mengerti ketika mereka membaca balasan kamu.
  9. Pastikan bahwa kamu memiliki tanda tangan (signature) pada postingmu. ini akan memastikan bahwa mail client tertentu yang memotong header tidak akan menghilangkan referensi di dalam pesan kamu tentang bagaimana cara menghubungi anda.
  10. Berhati-hatilah jika membalas posting orang lain. Seringkali jawaban (reply) dari sebuah pesan akan menuju ke si pengirim, namun ada juga yang langsung menuju ke seluruh grup. Kalau sampai kamu tidak sengaja mengirim pesan personal pada seluruh group, waduh mau ditaruh dimana ini muka.
  11. Jika kamu tanpa sengaja mengirim pesan pribadi menuju mailing list atau grup tertentu, cepet-cepet kirim permohonan maaf kepada orang yang anda tuju dan grup yang bersangkutan.
  12. Jangan pernah terlibat dalam suatu perang caci maki (flame war). Jangan bereaksi terhadap hal-hal yang sensitif.
  13. Hindari mengirimkan pesan yang hanya berisi rasa terima kasih atas tanggapan yang telah diberikan.
  14. Berhati-hatilah dengan jenis huruf yang kamu gunakan. Jenis huruf tertentu dapat ditampilkan berbeda pada sistem yang berbeda, dan pada email client yang berbeda.

KHUSUS

Ada banyak cara untuk menemukan informasi tentang apa saja mailing list
yang ada di Internet dan bagaimana cara untuk mengikutinya. Tapi lebih
baik bertanya dulu pada organisasi kamu sebelum mencari informasi
melalui Internet. Tentunya ada beberapa set file yang secara periodik
di post di news.answers yang mendeskripsikan tentang mailing list yang
ada di Internet dan bagaimana cara mengikutinya. Ini adalah sumber yang
sangat berharga untuk menemukan mailing list dengan topik tertentu.

  1. Kirimkanlah pesan subscribe dan unsubscribe pada alamat yang tepat. Walaupun beberapa software mailing list cukup ”pani” dalam ”menangkap” hal-hal seperti ini, tidak semuanya dapat melakukannya.
  2. Simpanlah pesan selamat datang yang kamu terima jika kamu mengikuti sebuah mailing list. Pesan ini biasanya akan memberitahu kamu bagaimana cara unsubscribe ke mailing list tersebut.
  3. Secara umum, tidak mungkin untuk membatalkan pesan yang telah kamu kirim. Bahkan sistem administrator pun tidak akan dapat membatalkan sebuah pesan jika kamu sudah mengirimkannya. Ini berarti kamu harus memastikan benar-benar bahwa sebuah pesan siap dikirimkan dengan konsekuensi akan dibaca oleh orang banyak.
  4. Feature auto-reply dari mail client yang berguna dalam komunikasi pribadi akan mengganggu jika dikirimkan ke seluruh grup. Periksalah alamat “Reply-To” jika membalas pesan dari mailing list. Kebanyakan auto-reply akan dikirimkan ke semua anggota mailing list.
  5. Jangan mengirimkan file besar ke mailing list jika alamat URL atau alamat ftp tidak mencukupi. Jika kamu ingin mengirimkan sebagai sesuatu yang dibagi menjadi beberapa bagian, pastikan kamu mengikuti kebiasaan grup yang kamu ikuti. Jika kamu tidak tahu seperti apa kebiasaan tersebut, tanyalah terlebih dahulu.
  6. Pertimbangkan untuk mengaktifkan pilihan ”nomail” (jika tersedia), jika kamu tidak dapat memeriksa email kamu dalam jangka waktu yang relatif panjang.
  7. Jika anda mengirimkan pesan ke lebih dari satu mailing list, terutama jika topik mailing list tersebut berkaitan, mohon maaf-lah akan adanya cross-posting.
  8. Jika kamu bertanya, pastikan kamu merangkum jawaban-jawabannya. Dan jika kamu akan mengirim rangkuman tersebut, rangkumlah secara benar dan jangan hanya mengirim kumpulan dari pesan-pesan yang kamu terima.
  9. Beberapa mailing list adalah private, jangan mengirim ke mailing list ini tanpa diundang dan jangan memposting ulang pesan yang kamu dapat dari mailing list ini kepada orang atau mailing list lain.
  10. Jika anda terjebak dalam adu argumentasi, jagalah supaya diskusi terfokus pada masalahnya dan bukan pada sikap dan sifat (personalities) orang-orang yang bersangkutan.

Sumber : http://id.shvoong.com

Satu Balasan ke Tips Mengikuti Mailing List

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: